Gestión de contratos

A raíz de las sugerencias y recomendaciones de nuestros clientes, XM lanzó desde el 18 de octubre de 2016, el nuevo aplicativo “Gestión de Contratos”, mediante el cual los agentes generadores y comercializadores gestionan sus solicitudes de Contratos de Largo Plazo: registro, modificación, cesión, terminación y desistimiento.

Este aplicativo le ha permitiendo a los agentes realizar las actividades de una manera más ágil, fácil y óptima, debido a que este ofrece una interacción simple y respuesta inmediata para cada una de las solicitudes que son tramitadas a través de él.
 
En el aplicativo Gestión de Contratos intervienen dos roles:

- Rol Agente: contacto que se encuentra registrada en la base de datos de XM; quien puede REGISTRAR solicitudes y acceder a la información en la opción CONSULTAR del aplicativo.

- Rol Consulta-Agente: contacto que se encuentra registrada en la base datos de XM; quien puede únicamente acceder a la información en la opción CONSULTAR del aplicativo.
Dentro de las funcionalidades de este aplicativo se destacan principalmente dos aspectos:
1.     Registro de solitudes de registro de contratos: funcionalidad que le permite al Agente ingresar distintos tipos de formatos para realizar las diferentes gestiones de contratos, estos formatos son:

• Formato de Registro
• Formato de Modificación
• Formato de Cesión
• Formato de Modificación Cantidades Máximas
• Formato de Terminación
• Formato de Desistimiento

 
2.     Consulta de solicitudes: funcionalidad que le permite a los Agentes realizar consultas parametrizadas sobre las solicitudes cargadas en el sistema, visualizando su estado. Estas consultas se presentan de acuerdo a los siguientes filtros:

• Código Solicitud.
• Código SIC.
• Código SIC Agente Comprador: filtro que permite conocer las solicitudes en las que el agente esté vinculado como Agente comprador de acuerdo con su código SIC.
• Código SIC Agente Vendedor: filtro que permite conocer las solicitudes en las que el agente esté vinculado como Agente vendedor de acuerdo con su código SIC.
• Fecha Inicio Contrato: permite filtrar las solicitudes de acuerdo con la fecha de inicio del contrato. Se debe tener en cuenta que al indicar una fecha, se presentarán en la consulta las solicitudes que correspondan con la fecha indicada.
• Fecha Fin Contrato: permite filtrar las solicitudes de acuerdo con la fecha fin del contrato. Se debe tener en cuenta que al indicar una fecha, se presentarán en la consulta las solicitudes que correspondan con la fecha indicada.
• Estado Solicitud: filtro que permite conocer las solicitudes de acuerdo al estado filtrado, los estados son: “En Proceso”, “Publicado”, “Rechazado”.

 
Además, el aplicativo cuenta con tipificación de mensajes que permiten orientar al usuario de conocer si las acciones que está realizando son correctas o no, para lo cual se presenta la siguiente lista de mensajes:

• ADVERTENCIA o ERROR: se usa para la presentación de mensajes que le indican al usuario que la acción que realizó no fue ejecutada de forma exitosa y que deberá volver a ejecutarse, o que es necesario contactar al administrador del sistema para solucionar el inconveniente.
• ÉXITO: se usa para la presentación de mensajes que le indican al usuario que la acción que realizó se finalizó de manera exitosa.
• INFORMACIÓN: se usa para la presentación de mensajes que le indican al usuario observaciones o temas a tener en cuenta luego de acciones realizadas en el sistema.

 
Para conocer más en detalle el aplicativo, los invitamos a consultar el instructivo para el diligenciamiento de formatos para la Gestión Contratos de Largo Plazo y el Manual de usuario - Gestión de Contratos, ubicados en nuestro portal XM www.xm.com.co